Sık Sorulan Sorular

Evet. Dakika ile istediğiniz kadar ödeme, kesinti ya da mesai tanımlayabilirsiniz. Bordrolarınızda netli veya brütlü ödemeleri yan yana kullanabilir, tüm bu ödemelerin brütleştirilmesini ise Dakika’ya bırakabilirsiniz.

Dakika ile kullanılabilecek tüm teşvikler sistemde hazır şekilde gelir. Teşvikleriden sistem üzerinde basit bir işaretleme ile faydalanırsınız. Size sadece hangi çalışanı hangi teşvikten faydalandırmak istediğinizi seçmek kalır.

Hayır. Datassist İnsan Kaynaklarının 15 yıllık tecrübesi ile geliştirilen personel bordro hesaplama modülü sayesinde Dakika, kanuni parametre ve iş hukuku mevzuatını takip etmenize gerek bırakmadan bordro hesaplama işlemlerinizi sizin için yapar.

Online yapısı sayesinde, bordrolama sürecine başlamadan önce Dakika otomatik güncellenir. Size sadece puantajları girmek kalır. Dakika kullanıcısı olduğunuzda Datassist Bordro Servisi’nin size özel bilgilendirmeleri sayesinde herhangi bir yasal değişiklikten herkesten önce haberdar olursunuz. Bordro hesaplama işleminizi daima güven içerisinde ve kolayca gerçekleştirir, yapılan işlemi kontrol etme ihtiyacı hissetmezsiniz. Sisteme girilen bilgiler ışığında yapılan hesaplamanın doğruluğu garanti altındadır.

Elbette. Özlük bilgilerinin şirket içinde saklanması için bu bilgilerin tamamı en az bir ya da iki departman ile paylaşılmak zorunda. Fakat Dakika sayesinde bu zorunluluk ortadan kalkar.

Dakika’da özlük bilgileri de dahil olmak üzere tüm verileriniz yüksek güvenlikli Data Center’larda saklanmakta; erişim izinleri ise sizin belirleyeceğiniz departman, kişi ya da herhangi bir departmandaki bazı özellikli kişilere verilebilir, hatta gerekiyorsa tamamen erişime kapatılabilecek şekilde bile tanımlanabilir. Hiyerarşik olarak tanımlanabilen erişim sınırlandırma seviyeleri, yönetici personel tarafından gerektiğinde kolayca değiştirilebilir.

Hayır. Otomatik yedekleme altyapısı ile Dakika, verilerinizi her saat başı yedekler. Bu yedekler farklı coğrafi noktalara konumlandırılmış, ISO 27001 Bilgi Güvenliği Standardına uygun şekilde yedek sunucularda da muhafaza edilir. Sistem ve içindeki veriler yüksek güvenlikli ortamlarda yedeklendiği için yedek almaya ihtiyacınız yoktur.

Evet. Dakika çalışanlarınıza ait gerekli tüm bilgilerin tek noktadan erişilebilir olmasını sağlamak için, dilediğiniz kadar yeni alan tanımlanmasına olanak sağlar. Çalışanların diplomalarından, sertifikalarına; performans değerlerinden, eğitim kayıtlarına hatta ayakkabı numaralarından, tulum bedenlerine varıncaya dek gerekli olabilecek tüm bilgileri Dakika’ya takip edebilirsiniz.

Evet. Dakika’nın Esnek Raporlama özelliği ile sistemdeki tüm bilgileri raporlayabilirsiniz. Hangi alanların rapora gelmesini istediğinizi belirleyin; Dakika tanımladığınız verileri göz önünde bulundurarak raporunuzu hazırlasın. Rapor kriterlerini sonra kullanmak üzere saklayabilir ve aylık veya haftalık olarak bu raporları indirebilirsiniz. Daha detaylı bilgi için Esnek Raporlama sayfasını inceleyebilirsiniz.

Evet. Veriler Dakika’da tarihsel olarak depolanır. Herhangi bir veri girilirken aktif olduğu zaman aralığı belirtilir. Örnek olarak, bir maaş verisini ilgili ayın 10’undan itibaren geçerli olacağını belirtebilir ya da herhangi bir personelin maaş değişiklik tarihlerini geçmişe dönük şekilde raporlayabilirsiniz. Kontrol Raporları Karşılaştırmalı rapor seçenekleri ile geçen ay ile bu ay arasında değişen ne gibi değerler olduğunu görebilir ve bu raporları kontrol süreçlerinizde kullanabilirsiniz. Personelinize ilişkin bilgilere dilediğiniz zaman erişim ve denetim halinde olabilirsiniz.

Elbette. Kademeli izin onay sistemi ile Dakika, şirketinizin organizasyon şemasına tam uyum sergiler. Böylece, belirlenen talep-onay adımları bürokratik iş yükünü ortadan kaldırırken tüm adımların ilgililer tarafından görünür olmasını da sağlar. Dakika’daki standart bir izin onay süreci şu şekilde ilerler: Çalışan izin talebini Dakika üzerinden gerçekleştirir Çalışanın amiri izni onaylar (Onaylamaması durumunda talebin reddi çalışana bildirilir) İnsan Kaynakları yöneticisi izni onaylar (Onaylamaması durumunda talebin reddi ilgililere bildirilir) İzin resmileşir, ilgililere bildirilir İlgili dönemin bordrosu ve o dönemi kapsayan tüm izin raporlarında yerini alır.

Tabii, sınırsız sayıda izin türünü tanımlayabilirsiniz. İzin isteği yapılırken ücretli izin, ücretsiz izin, yıllık izin, doğum izni, hastalık izni gibi kanunen öngörülmüş izin tipleri Dakika üzerinde hazır olmakla birlikte; şirket dinamiklerinden ya da iş tipinden kaynaklanan sebeplerle gerek duyulabilecek özel izin tipleri de her zaman sisteme ilave edilebilir. İzin isteği yapıldıktan sonra çalışanın yöneticisi e-mail ve sistem aracılığıyla bilgilendirilir ve izin onayı için sisteme yönlendirilir. Gerekli olması hâlinde, talep ettiği izne dair form izin yönetim modülü tarafından otomatik olarak çalışana gönderilir. Bu şekilde izin formu doldurmak ve teslim etmek gibi bir gereksinim de ortadan kalkmış olur.

Evet. Otomatik ön değerlendirme özelliği ile Dakika, bir departmanda ya da işletmenin bütününde işin aksamadan sürdürülmesi için gerekli asgari personel sayısının izinler ile aşılmasına izin vermez. Örneğin, bir departmanda kullanılan izinler sebebi ile işin aksamadan yürütülmesi tehlikeye giriyorsa, Dakika bu departmandan gelebilecek yeni bir izin talebi durumunda: Çalışanı, talebinin uygun olmadığı yönünde bilgilendirebilir Buna rağmen talebin sunulmak istenmesi durumunda izni onaylayacak kimseleri duruma ilişkin bilgilendirebilir ya da sınıra ulaşılması durumunda yeni izin taleplerini bilgilendirme yaparak engelleyebilir.

bette. Geçmişte ayrılmış sonra yeniden başlamış olanlar ya da istisnai çalışanlarınız olsa bile, geçmiş izin bilgilerinizi sisteme toplu aktarımla alıp, tam kontrol altına alabilirsiniz. İzin Bilgileri Görüntüleme Dakika’nın Self-Servis İK altyapısı sayesinde çalışanlar hak edilmiş, kullanılmış ya da kalan izin süreleri bilgilerini insan kaynakları departmanına uğramalarına gerek kalmadan, kendi profillerinden görüntüleyebilirler. Böylece insan kaynakları departmanlarının da iş yükü ciddi oranda hafifletilmiş olur. Esnek İzin Hak Edişleri Dakika’nın esnek izin yönetimi altyapısı, şirketlerin kendi izin politikalarını sisteme birebir aktarabilmelerine olanak tanır. Böylece, firmaların kendilerine has izin süreçleri de Dakika üzerinde devam eder. Çalışanlar izin talebinde bulunurken bu süreçler hakkında da bilgilendirilirler.

Evet. Detaylı raporlama seçenekleri ile Dakika’da istediğiniz tarih aralıklarında ne kadar izin kullanıldığını, kalan izin sürelerini ve kalan izin sürelerinin izin parası karşılıklarını raporlayabilirsiniz. Buna ek olarak izin mutabakat formu veya izin formu sistemden otomatik indirilebilmektedir. Ayrıca, izin tahakkuku yapılırken kullanılmamış izinlerin maddi karşılıklarına ilişkin raporları sistemde kullanıma hazır bir biçimde bulabilirsiniz. Gün veya ücret bazlı izin hesaplamaları Dakika tarafından kıdem, ücret gibi faktörler göz önünde bulundurularak yapılır.

Evet. Sistemde toplanan izin bilgileri tek tıklama ile bordroya aktarılabilir. Kullanılan izinlere göre çalışma süreleri otomatik hesaplanır.

Evet. Dakika SGK teşviklerinden yararlanma şartlarından takip edilmesi ve raporlanması en zahmetli olan ortalama sigortalı sayısı hesabını, otomatik olarak yapabilmektedir. Sunduğu rapor sayesinde hangi personel ilgili ay teşvikten yararlanmalı, hangi personel teşvikten ilgili ayda yararlanmamalı veya hangi personeller tercihli olarak yararlanmalı gibi sorulara net cevaplar verebilmektedir.

Evet ve daha fazlası. Dakika sürekli güncellenen ve canlı tutulan alt yapısı sayesinde yürürlükte bulunan tüm SGK teşviklerini uygulayabildiği gibi, yeni yürürlüğe giren SGK teşviklerinin uygulama ve hesaplama mantığına kolayca adapte olabilecek bir şekilde tasarlanmıştır. Emekli (Teşviksiz), 5510, 14857, 25510, 6111, 6486, 5746, 4691, 4447, 5615 kanunlarına ilişkin teşvikler, İSG kanunu ve İşsizlik Sigortasından doğan teşvikler ile İŞKUR tarafından düzenlenen işbaşı eğitim programı teşviki gibi geniş bir mevzuat bilgi yapısına sahiptir.

Hayır. Dakika tüm SGK teşvikleri, ilgili kanun ve kanun ekleri ile belirlenmiş olan hükümlere uygun şekilde çalışmaktadır. Teşvikler uygulanmadan önce yazılım ekibi tarafından ve yazılım ekibinin testinden sonra da bordro uzmanları tarafından test edilmekte olup, ilgili konuda alanında uzmanlaşmış kişilerin görüş ve önerileri ile de desteklenmektedir. Tüm bu süreç, riski minimize etmekte ve Dakika’nın sunduğu rapor ve hesaplamaların doğruluğunu garantilemektedir.

Evet. Dakika fazla mesaileri öncelikle zaman olarak planlamanıza yardımcı olur. İçerisindeki takvim ile hangi personelin hangi tarihlerde ve ne kadar süre ile fazla mesai yaptığını takip edebilirsiniz. Fazla mesai talebi yapan personelin yöneticisine bu isteğini ileten bir otomatik mail gelecektir, ilgili yönetici fazla mesai talebine olumlu cevap verdiğinde, talebi yapan personele mail ekinde fazla mesai kullanımına ilişkin form ile birlikte bir cevap maili gelecektir. Formun çıktısını alan personel ilgili imzaları tamamladıktan sonra IK departmanına ileteceği form ile fazla mesaiye ilişkin dökumantasyon kısmı tamamlanmış olacaktır.

Fazla mesainin talep edilmesi ve onaylanması ile birlikte, ilgili verilerin puantaj kartına işlenmesi ve bordro hesaplamalarına konu edilmesi, fazla mesailerinize ilişkin maliyetlerinizi görebilmenizi sağlar. Bunun dışında birçok şirkette, bordroya yansımayan ancak sadece fazla mesailer ile birlikte verilen bazı hakların da Dakika’da takip edilmesi mümkündür. Fazla mesai sebebi ile taksi kullanımı, fazla mesai sebebi ile verilen yemek hakkı, fazla mesai sebebiyle ödenmesi gereken ücret yerine personelin serbest zaman talep etmesi gibi unsurlarda Dakika içerisinde takip edilebilir.

Dakika’nın içerisinde bordro ve özlük bilgilerinin farklı raporlar halinde alınmasını sağlayacak standart rapor sekmeleri mevcuttur. Ancak ihtiyacınız olan, size sunulan standartlardan farklı veya firmanıza, yaptığınız işe özel bir rapor ise, yazılım ekibimize istediğiniz özelliklere ait rapor hakkında gerekli bilgileri sağladığınız takdirde, size özel teklif ile ilgili rapora ait çalışma yapılarak Dakika‘nın ihtiyacınıza cevap vermesi sağlarız.

Evet. Esnek raporlama ile kullanmak istediğiniz alanları seçerek kendi raporunuzu yaratabilirsiniz. Yönetimin ani rapor isteklerini, sizin ve rapor bekleyen kişilerin hayatını zehir etmeden elde etmek mümkün. Dakika’nın sunduğu esnek raporlama araçları ile hangi alanların rapora gelmesini istediğinizi belirleyin; Dakika tanımladığınız verileri göz önünde bulundurarak raporunuzu hazırlasın. Rapor kriterlerini sonra kullanmak üzere saklayabilir ve aylık veya haftalık olarak bu raporları indirebilirsiniz.

Evet. Veriler Dakika’da tarihsel olarak depolanır. Herhangi bir veri girilirken aktif olduğu zaman aralığı belirtilir. Örnek olarak, bir ücret bilgisini ilgili ayın 10’undan itibaren geçerli olarak belirtebilir, ileriki bir tarihte bu personelin ücretindeki değişikliğin hangi tarihten itibaren geçerli olduğunu kolayca tespit edebilirsiniz. Kontrol Raporları Karşılaştırmalı rapor seçenekleri ile geçen ay ile bu ay arasında değişen ne gibi değerler olduğunu görebilir ve bu raporları kontrol süreçlerinizde kullanabilirsiniz. Personelinize ilişkin bilgilere dilediğiniz zaman erişim ve denetim halinde olabilir bu raporları takip veya verimlilik analizlerinizde kullanabilirsiniz.

Evet. İnsan kaynakları departmanının önemli görevlerinden biri de sürekli iletişimde olduğu başka departmanların (örneğin; muhasebe) istediği verileri onlara sağlamak ve personele, maliyetlere ve hedeflere yönelik doğru kararlar verilmesinin kaynağı olmaktır. Bu noktada Dakika, esnek yapısı ve uzman yazılım ekibinin çalışmaları ile iş piyasasında bilinen birçok sisteme yükleme dosyaları üretir. Personel maliyetlerine ilişkin verileri içeren muhasebe fişi, muhtasar beyanname, aylık prim ve hizmet belgesi .xml dosyası, bordro icmali, karşılaştırmalı maliyet tabloları ve icmaller, kıdem, ihbar ve izini yükü raporları da bu raporlardan sadece birkaç tanesidir.

Evet. Dakika sadece standartlardan oluşan paket programlarından değildir. Kullanıcılarının ihtiyaçlarına göre yeniden düzenlenebilir ve geliştirilebilir düzeydedir. “Gelecek yıl maliyetlerine göre kaç kişiyi işe almalıyız?” “Bu kişilerin bize maliyeti ne olur?” “Gelecek yıl enflasyon bazında yasal parametreleri güncellediğimizde ön görebileceğimiz personel maliyet bütçesi ne kadardır?” “Küçülmeye gittiğimizde oluşacak olan kıdem, ihbar ve izin yükü ne kadar olacaktır?” gibi geleceğe yönelik soruları, Dakika’nın içerisinde ilgili parametrelerin tarihsel olarak güncellenmesi sayesinde kolayca cevaplamış olacaksınız.

Evet. Eğitimciler ve katılımcılar ile eğitimin konusu, yer ve tarihi gibi bilgiler sistem üzerinde tanımlanarak koordine edilir. Tanımlamayı takiben eğitim ile ilgili kişilere bildirim ve davetler ise ikinci bir işleme gerek olmaksızın Dakika tarafından e-mail ile otomatik olarak gerçekleştirilir. Böylece ilgililere eğitim ile ilgili tüm ayrıntılardan bilgilendirilmiş olurlar.

Evet. Dakika, eğitimler ile ilgili olarak dokümantasyonel anlamda tutulması gereken kayıtlar için gerekli formları sizin için hazırlar. Böylece üzerinde eğitimciler, katılımcılar, konu, tarih, vs gibi bilgilerin işlenmiş olduğu formlar, şirket standartlarına uygun şekilde sistemden alınabilir. Katılım gösteren veya göstermeyen davetliler ise eğitimcilerin, katılım bilgilerini sisteme aktarmalarının ardından raporlanabilir hâle gelir. Bu sayede eğitime katılan ve katılmayan personele ilişkin kayıtlar, gerektiğinde dışa aktarılmak üzere Dakika üzerinde kaydedilir.

Evet. Eğitimin tamamlanmasının ardından, eğitimi veren ve eğitime katılan çalışanlara; eğitimi olumlu ya da olumsuz şekilde değerlendirebilecekleri bir anketi Dakika üzerinden doldurabilecekleri bilgisi mail yolu ile otomatik olarak iletilir. Bu bildirimin ardından çalışanlar sisteme giriş yaparak Geri Bildirimler oluşturur, “Eğitim Değerlendirme” kısmı aracılığı ile değerlendirmelerini yönetim ile paylaşırlar.
Eğitimin ile ilgili doğrudan geri bildirim alan yöneticiler ise eğitimin verimliliğini ya da varsa aksayan noktalarını kolayca tespit ederek, iyileştirme uygulamalarına kolayca şekil verirler.

Dakika sahibi olduğu ISO 27001 Bilgi Güvenliği Sertifikasına uygun olarak, sistem güvenliği için gerekli tüm önlemlerin alındığı modern teknolojilerin kullanıldığı online bir sistemdir. Sistemin kendisi ve üzerindeki tüm veriler yüksek güvenlikli Data Center’larda fiziksel ve dijital önlemlerle korunur. Tıpkı online bankacılık sistemlerinde olduğu gibi 128 bit SSL şifreleme ve hazır mobil imza entegrasyonu ile maksimum güvenlikle erişimi sürekli olarak garanti eder. Şirket içindeki lokal sunucu ya da bilgisayarlara kurulan eski tip programların aksine Dakika’da Global Bilgi Güvenliği Standartlarının öngördüğü Yetkisiz Erişim Denetimleri (Penetrasyon Testi), Afet Kurtarma Planı (DRP), İş Sürekliliği Planı (BCP) gibi önlemler alınmaktadır. Bu tedbirler ücret, prim, kimlik ya da sicil numarası gibi hassas şirkete has veya özel kritik bilgilerin iç ve dış tehlikelere karşı korunmasını da sağlamaktadır.

Erişim Denetimi Dakika’da hangi alana hangi kullanıcıların erişebileceğini sadece yöneticilerinin belirlemesini sağlar. Bu yapı şirket hiyerarşisine tam uygun şekilde yapılabileceği gibi, varsa gerekli istisnalar da tanımlanabilir. Kullanıcıların Dakika üzerindeki tüm hareketleri giriş ekranından itibaren kaydedilir. Yöneticilerin belirlediği kullanıcılar haricinde bilgi erişimi mümkün değildir.

Evet. Opsiyonel güvenlik tercihleri ile Dakika, kullanıcı adı ve giriş şifrelerinin zorluk seviyeleri, otomatik şifre yenileme, kullanıcı engelleme, IP sınırlandırma, SMS doğrulama ve veri şifreleme gibi alternatifleri sayesinde Dakika şirketlerin güvenlik politikasına uygun standartları sağlar.

Evet. Afet Kurtarma ve İş Sürekliliği planları ile Dakika birden coğrafi bölgede konumlandırılmış farklı sunucular üzerinde yedekli şekilde çalışır. Bu sayede, bu sunuculara doğal felaketler sonucu fiziksel bir zarar gelse bile farklı bölgedeki yedek sunucular doğrudan devreye alınır ve veri kaybı asla yaşanmaz. Afet Kurtarma Planı’na paralel şekilde yürütülen İş Sürekliliği Planı sayesinde sistemin her koşulda ayakta kalması da ISO 27001 standartlarına uygun şekilde garanti altına altındadır.

Manuel şekilde yedek almanıza gerek yoktur. Otomatik Yedekleme ile Dakika üzerindeki tüm veri anlık olarak yedeklenir. Bu yedekler saatlik, günlük ve haftalık olarak yedek sunuculara aktarılır. Bu sebeple Dakika’da yedek almak için kaynak ya da zaman ayırmaya gerek yoktur. Yedek verileri istendiği müddetçe kullanıma hazır şekilde saklanır. Bu süre dolduğunda güvenli şekilde imha edilir.

Öncelikle siz ve personelleriniz kendi bordrolarına ve özlük bilgilerine sizin belirleyeceğiniz sınırlar dâhilinde (görüntüleme, düzeltme, güncelleme yetkileri) internetin bulunduğu her yerden erişebilirler. İzin yönetimi, fazla mesai yönetimi, eğitim yönetimi gibi modüller kullanılırken her kullanıcı kendi yetkileri dâhilinde ilgili alanlara girişleri yaparak yönetilmesi ve planlanması gereken bir sürecin parçası olur.

Evet. İçerisinde bulunan güvenli dosya aktarım alanı (SFTP), yine sizin belirleyeceğiniz yetkililerin kendi aralarında yüksek güvenlikle mesajlaşmalarını ve dosya aktarımlarını mümkün kılmaktadır. Sistemin geçmiş hareketleri (log activity) kayıt altına alması da, hangi yetkilinin ne zaman sisteme bağlandığını ve ne zaman, hangi işlemi gerçekleştirdiğini görmenizi ve raporlamanızı sağlar. Bu sayede içeride yapılan bir işlemi, dışına taşımak zorunda kalmadan yine Dakika içerisinde çözümleyerek hareket kabiliyetinizi arttırır.